業務改善の１サイクル完了

こんにちは。伊柳です。

3年前から取り組んできた業務改善の効果がようやく実感できるようになってきました。

契約件数が増えたことで、従来の方法では時間が足りなくなってしまい自分のスキルの低さが追い打ちを掛けている状況でしたから、まずは作業時間短縮に取り掛かりました。特に契約ごとに異なる書類やエクセルデータなどを「探す時間」を短くするのが重要だと。

探すものは書類に限らず、メールや名刺、優先業務、連絡先などもあります。

なので、これらの情報を「検索できる状態」にしました。

全ての書類（申込書類控え等）に採番をして一覧表に。エクセルの検索機能で、過去の書類は1分以内に探し出せます。

各種データはフォルダで分けるのをやめて、タイトルにルールを設け新しいファイルを上位に表示するように設定。未完了の業務もひと目で分かります。

業務リスト（Task）はTodoリストへ。優先順位を付けるのは好きではないのですが、これを活用することでTaskそのものを常に一桁に抑えることができます。

特別なシステムを組まなくても、ちょっとした工夫で随分快適になるものです。ただ、結構大変なのは新ルール運用にする前と後との連携です。過去のデータも新ルールに沿って再度整理をしなくてはいけないので、実際には新ルール移行までに1年近く時間を要しますね。

次の課題は省スペース化です。これも１サイクルが終わるまでに数年要すると思いますが、着実に進めていきたいと思います。